Reglement Provinciale Uitleendienst Limburg (PUL)

Besluit van 25 februari 2015

De provincieraad van Limburg,

Overwegende dat door de provincie Limburg onder de naam van provinciale uitleendienst Limburg (PUL) materialen aan socioculturele verenigingen worden verhuurd;

Gelet op het “Reglement provinciale uitleendienst Limburg”, vastgesteld door de provincieraad op 16 februari 2011;

Gelet op actie 2014000308 – “Uitleendiensten - Ter beschikking stellen van audio-visuele materialen, vlaggen en tentoonstellingsmaterialen” van beleidsdoelstelling 2014000005 - “Overig Beleid”;

Overwegende dat het noodzakelijk is deze uitleenvoorwaarden te actualiseren;

Gelet op artikel 42 van het provinciedecreet;

Besluit

Artikel 1 Onderwerp

Dit reglement regelt het lenen van materialen door de provincie Limburg via de Provinciale Uitleendienst Limburg ("PUL").

Artikel 2 De lener

Voor ontlening van materialen door de PUL komen erkende verenigingen, scholen en lokale overheidsdiensten (gemeenten, OCMW’s, brandweer, politie, …) in aanmerking die gevestigd zijn op het grondgebied van de provincie Limburg en op dit grondgebied ook hun werkterrein hebben. Zij worden ‘de lener’ genoemd.?
Erkende verenigingen zijn vzw’s of feitelijke verenigingen die voldoen aan volgende voorwaarden:

beschikken over een ondernemingsnummer (in het geval van een vzw)
beschikken over een gemeenschappelijk rekeningnummer met minstens 3 ondertekenaars (in het geval van een feitelijke vereniging)

De lener kan klant worden bij de PUL via een aanvraag op de website van de "PUL". Het personeel van de PUL kan aan de lener, ter staving van het bovenstaande, vragen de nodige identificatie- en machtigingsdocumenten voor te leggen.

Artikel 3 Reserveren

De lener kan enkel materiaal reserveren door het volledig invullen van een elektronisch aanvraagformulier dat door de PUL ter beschikking wordt gesteld. De reservatie kan gebeuren door elke persoon die gemachtigd is namens de organisatie op te treden. Na een correcte aanvraag ontvangt de lener een reservatieformulier, als bewijs, dat moet meegebracht worden bij de afhaling. Materiaal kan aangevraagd worden maximaal 6 (zes) maanden en minimaal 2 (twee) weken voor de voorgestelde afhaaldatum. De aanvragen worden behandeld in volgorde van datum van ontvangst. Reservatie van materialen wordt enkel toegestaan voor activiteiten met niet-commerciële doeleinden.

Artikel 4 Duur

Het lenen van materialen wordt beperkt tot maximum twee weken. De uitlening kan uitzonderlijk voor drie weken worden toegestaan indien de aanvrager schriftelijk een gemotiveerd verzoek hiertoe indient. Het diensthoofd van de PUL heeft hierin beslissingsbevoegdheid.

Artikel 5 Afhalen

Om materiaal af te halen dient de afhaler, die een natuurlijke persoon is, lid te zijn van/werkzaam te zijn bij de lener. Het afhalen gebeurt op basis van het ontvangen reservatieformulier. De afhaler tekent bij het afhalen voor een goede ontvangst van de materialen en ontvangt een afhaalformulier. De inlevering gebeurt op basis van dit afhaalformulier.
Het afhalen en inleveren van de materialen gebeurt uitsluitend en zonder uitzondering tijdens de openingsuren en op het adres van de PUL. De openingsuren en het adres van de PUL worden vastgelegd in het huishoudelijk reglement. Alle materialen moeten afgehaald worden op eigen kosten en met aangepast vervoer. De uitlening kan door de PUL geweigerd worden indien de afhaler zich bij het afhalen aanbiedt zonder aangepast vervoer. De eisen die aan het vervoer gesteld worden, worden vastgelegd in het huishoudelijk reglement. Bij afhaling wordt de verschuldigde factuur ook onmiddellijk vereffend door middel van een betaling via bancontact. Zonder betaling kan er geen materiaal uitgeleend worden.

Artikel 6 Vergoedingen

Voor het lenen van materialen wordt een vergoeding per periode aangerekend. Deze vergoedingen zijn terug te vinden in de materialenlijst op internet. De vergoeding wordt bepaald naargelang het materiaal een verbruiks of gebruiksgoed is en de respectievelijke investeringswaarde.
Onder "periode" wordt verstaan: de tijd tussen een openingsdag van de PUL en de volgende. De openingsdagen worden opgenomen in het huishoudelijk reglement.

Artikel 7 Richtlijnen bij gebruik

Tijdens de uitleenperiode moet de lener de volgende richtlijnen naleven:

de lener verbindt zich ertoe op de hoogte te zijn van het correcte gebruik en de correcte behandeling van de materialen
hij verbindt er zich tevens toe dat de materialen uitsluitend bediend zullen worden door personen die eveneens op de hoogte zijn van het correcte gebruik en de correcte behandeling van de materialen
tenslotte verbindt hij zich ertoe alle schriftelijk en/of mondeling verstrekte richtlijnen (bijvoorbeeld handleidingen, checklists, waarschuwingen…) inzake het gebruik en de behandeling van de materialen strikt na te leven.

Bij niet-naleving van deze richtlijnen kan de deputatie beslissen om de betreffende lener tijdelijk of permanent uit te sluiten van het gebruik van de PUL.

Artikel 8 Terugbrengen

Alle materialen moeten door de lener teruggebracht worden op eigen kosten, op het adres van de PUL, met aangepast vervoer en binnen de termijn zoals vastgelegd is op het afhaalformulier. Voor het laattijdig terugbrengen van het materiaal wordt een bijkomende vergoeding per uitleenperiode gevraagd. De boete voor het niet/laattijdig inleveren van materialen wordt bepaald op 5 euro per materiaal per week bovenop de totale factuur.
Indien de lener weigert het materiaal terug te brengen, is het de provincie toegestaan het materiaal zelf te recupereren. Eventuele onkosten die daarbij gemaakt worden, komen ten laste van de lener.
Wanneer de staat van het teruggebrachte materiaal niet volgens de normen is (beklad met modder, plekken, ongeordend, foutieve flightcases, …), dan kan de lener verplicht worden tot het betalen van een boete van materialen wordt bepaald op 15% van de originele factuur met een minimum van 10 euro of om de materialen ter plaatse te poetsen.

Artikel 9 Annuleringen

Onder annulatie wordt begrepen het opzeggen van een reservatie voor de leentermijn begonnen is. Een annulatie dient minimum één week voorafgaand aan de termijn van het lenen te gebeuren. Indien de annulatie later gebeurt, wordt er een boete aangerekend. De boete voor het laattijdig annuleren van materialen wordt bepaald op 30% van de originele factuur met een minimum van 10 euro.

Artikel 10 Niet afhalen

Wanneer gereserveerde materialen niet afgehaald worden en tevens geen geldige annulatie werd ingevoerd, wordt er een boete aangerekend. De boete voor het niet afhalen van materialen wordt bepaald op 30% van de originele factuur met een minimum van 10 euro.

Artikel 11 Uitsluitingen

Indien een vorige uitlening door de lener niet volledig is afgehandeld, hetzij omdat het materiaal nog niet of niet volledig werd teruggebracht, hetzij omdat enige andere kost ten laste van de lener nog niet werd vereffend, wordt geen nieuwe uitlening toegestaan aan deze lener tot de afhandeling van deze uitlening.

Artikel 12 Beschadiging, tekortkomingen, diefstal en verlies

De kosten die voortvloeien uit beschadiging, tekortkoming, diefstal of verlies van de materialen komen ten laste van de lener. Iedere herstelling en/of vervanging wordt uitgevoerd door of in opdracht van de PUL en de kosten ervan worden van de lener teruggevorderd via een herstellings- en/of vervangingsfactuur. Het is de lener ten strengste verboden zelf herstellingen/vervangingen uit te voeren of te laten uitvoeren. Bij diefstal, verlies of volledige beschadiging wordt steeds de verzekering aangesproken, niet-recupereerbare kosten worden verhaald op de lener. Het is dan ook aangewezen dat de lener zich verzekert voor materiële schade bij het gebruik van de materialen.

Artikel 13 Bijzondere uitleenvoorwaarden

Sommige materialen zijn enkel toegankelijk voor specifieke doelgroepen.

Artikel 14 Uitlening of onderverhuring aan derden

De lener verbindt zich ertoe de materialen in geen enkel geval verder uit te lenen / te verhuren aan derden. Indien verdere uitlening / onderverhuring van de materialen wordt vastgesteld, wordt een bijkomende vergoeding aangerekend, gelijk aan de geldende vergoeding van de materialen, vermenigvuldigd met respectievelijk 10 (tien) bij uitlening aan derden en 20 (twintig) bij onderverhuring aan derden. Daarenboven wordt bij onderverhuring de lener het recht op lenen ontzegd, tot opheffing van deze uitsluiting door de deputatie. Bovendien worden de materialen ogenblikkelijk teruggevorderd. Indien de lener weigert het materiaal terug te brengen, is het de provincie toegestaan het materiaal zelf te recupereren. Eventuele onkosten die daarbij gemaakt worden, komen ten laste van de lener.

Artikel 15 Tekortkomingen

De lener moet de verantwoordelijke van de PUL op de hoogte brengen van alle tekortkomingen die bij het gebruik van de materialen vastgesteld werden, zelfs indien de lener hiervoor niet verantwoordelijk zou zijn. Deze melding dient ten laatste te gebeuren bij het terugbrengen van de materialen.?Indien bij controle van de ingeleverde materialen door het personeel van de PUL een defect of een tekortkoming wordt vastgesteld, zullen de kosten van herstel en / of vervanging verhaald worden op de lener, op grond van de bepalingen van art. 12 van dit reglement.

Artikel 16 Aansprakelijkheid

De provincie Limburg kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of eventuele andere schadelijke gevolgen voor de lener of voor derden die zouden voortvloeien uit het gebruik of misbruik van de geleende materialen. De lener verbindt er zich bovendien expliciet toe de materialen aan te wenden in overeenstemming met de geldende wetten op het auteursrecht. Vergoedingen verschuldigd aan derden door auteursrechtelijk onrechtmatig gebruik van de materialen door de lener kunnen in geen geval verhaald worden op de PUL of de provincie Limburg. De kosten voor schade aan de PUL of de provincie Limburg door bijvoorbeeld rechtsvorderingen, inbeslagname of vernietiging van de materialen, als gevolg van auteursrechtelijk onrechtmatig gebruik van de materialen door de lener, zullen verhaald worden op de lener.

Artikel 17 Overmacht

Ieder geval van overmacht waardoor de materialen geheel of gedeeltelijk niet ter beschikking kunnen gesteld worden van de lener, verbreekt de tussen de lener en de PUL gesloten overeenkomst. Eventuele kosten die hieruit voortvloeien, zoals het elders gaan uitlenen van materialen, kunnen niet verhaald worden op de PUL, evenmin als een schadevergoeding ten gevolgde van het niet uitvoeren van deze overeenkomst.

Artikel 18 Afsluitende bepalingen

De deputatie wordt belast met de vaststelling van een huishoudelijk reglement ter uitvoering van dit reglement, waarin de openingstijden, de collectie en enkele praktische afspraken worden geregeld.
Door het lenen van de materialen bij de PUL verklaart de lener de bepalingen van dit reglement en het huishoudelijk reglement te aanvaarden en de stipte naleving ervan te waarborgen.
De lener waarborgt het recht om een vertegenwoordiger van de provincie gratis toegang te verstrekken tot de activiteit waarbij de materialen gebruikt worden, teneinde de toepassing van dit reglement ter plaatse te verifiëren.
De provincie is bevoegd om de tussen de lener en de PUL gesloten overeenkomst zonder nadere ingebrekestelling en zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst te beëindigen indien blijkt dat één of meerdere verklaringen van de vereniging onvervulbaar of onjuist zijn, of indien er wordt vastgesteld dat één of meerdere bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd.
Elk geval van betwisting wordt beslecht door de deputatie. Elke klacht van de lener moet schriftelijk en binnen de veertien dagen gericht worden aan de deputatie. In geval van beroep tegen de beslissing van de deputatie is enkel de rechtbank van het gerechtelijk arrondissement van Hasselt bevoegd.

Artikel 19 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 maart 2015. Alle bestaande reglementen met betrekking tot uitlening van materialen door de provinciale uitleendienst Limburg worden hierbij opgeheven.

Hasselt d.d. 2015-02-25

De provinciegriffier,
Renata Camps

De voorzitter,
Gilbert Van Baelen

Contactgegevens

Provinciale Uitleendienst
Universiteitslaan 1
3500 Hasselt
tel. 011 23 76 04
e-mail uitleendienst@limburg.be

Provincie Limburg is ook social

Meer sociale media van de provincie Limburg